Workflow n8n + IA para cobranza automatica via WhatsApp (paso a paso)

Workflow n8n + WhatsApp + IA para cobranza automatica reduce 60-70% trabajo manual del gestor + mejora ratio recuperacion 30-50% en primer trimestre. Stack: n8n self-hosted ($10-25 USD/mes) + Evolution API + OpenRouter (Claude Haiku) + Postgres. Setup: 2-4 semanas, $15K-25K MXN. ROI <30 dias en cartera >$500K MXN. Arquitectura: Cron trigger -> Postgres query clientes vencidos -> classify tier escalation -> LLM mensaje personalizado -> strip URLs -> Evolution API send -> log -> alerta Telegram si >D+30.

El problema clasico: cobranza manual no escala

PyME B2B mexicana tipica tiene 100-500 clientes activos. Cartera vencida es 15-30% del total. Gestor de cobranza dedica 25-35 horas/semana a llamadas, WhatsApp manual, follow-ups. Resultado: relaciones cliente deterioradas, recuperacion baja, gestor saturado y caro.

El workflow n8n + WhatsApp con IA descrito aqui automatiza 70-80% del trabajo de cobranza, mejora ratio de recuperacion 30-50%, y mantiene relacion comercial intacta. Implementacion: 2-4 semanas, ROI <30 dias en mayoria de casos.

Arquitectura del workflow

Trigger: Cron diario 09:00 CST
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1. Postgres query: SELECT clientes WITH cartera_vencida_dias BETWEEN X AND Y
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2. Loop por cliente:
   a) Verificar ventana 24h WA activa (regla BESKAR)
   b) Determinar tier escalation segun dias mora:
      - D+5: recordatorio amable
      - D+15: seguimiento formal
      - D+30: derivacion humano
   c) Llamar LLM (Claude Haiku) para generar mensaje personalizado
   d) Strip URLs no whitelisted (regla nuclear)
   e) Send via Evolution API
   f) Log en tabla cobranza_log
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3. Si dias mora > 45 sin pago: alerta Telegram al account manager
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4. Update dashboard Metabase metrics

Implementacion paso a paso en n8n

Nodo 1 — Schedule Trigger

Cron 0 9 * * 1-5 (lunes a viernes 9am). Configurable a fin de semana opcional.

Nodo 2 — Postgres Query

Query que retorna clientes con cartera vencida:

SELECT
  c.id, c.nombre, c.whatsapp, c.email,
  cf.factura_id, cf.monto, cf.fecha_vencimiento,
  (CURRENT_DATE - cf.fecha_vencimiento) AS dias_mora
FROM clientes c
JOIN cartera_facturas cf ON c.id = cf.cliente_id
WHERE cf.status = 'vencida'
  AND (CURRENT_DATE - cf.fecha_vencimiento) BETWEEN 5 AND 45
  AND NOT EXISTS (
    SELECT 1 FROM cobranza_log cl
    WHERE cl.factura_id = cf.factura_id
      AND cl.fecha >= CURRENT_DATE - INTERVAL '3 days'
  )

Nodo 3 — Function (clasificar tier)

const dias = item.dias_mora;
let tier;
if (dias <= 10) tier = 'amable';
else if (dias <= 20) tier = 'formal';
else tier = 'urgente';
item.tier = tier;
return item;

Nodo 4 — HTTP Request (verificar ventana 24h)

Llama endpoint propio que retorna boolean si ventana 24h del cliente esta abierta. Si no, ramifica a "usar template aprobado".

Nodo 5 — OpenRouter (generar mensaje)

Prompt:

Eres asistente IA de cobranza para [Empresa]. Cliente: {nombre}. Factura {factura_id} por ${monto} MXN vencida hace {dias_mora} dias.

Tier escalation: {tier}

Reglas:
- Tono profesional, NO agresivo
- Lenguaje mexicano natural
- Maximo 80 palabras
- Cerrar con opcion clara de respuesta
- NO incluir URLs (las agregamos por codigo)
- NO inventar promociones o descuentos

Genera el mensaje en JSON: { "mensaje": "..." }

Nodo 6 — Function (strip URLs + post-process)

let msg = item.mensaje;
// Nuclear strip URLs (LLM no controla URLs)
msg = msg.replace(/https?:\/\/[^\s]+/gi, '');
// Append link de pago oficial por codigo
msg += '\n\nPaga ahora: https://empresa.com/pagar?factura=' + item.factura_id;
item.mensaje_final = msg;
return item;

Nodo 7 — Evolution API (send WA)

POST a https://evolution.varelainsights.com/message/sendText/INSTANCIA con payload:

{
  "number": "{{cliente_whatsapp}}",
  "text": "{{mensaje_final}}"
}

Nodo 8 — Postgres Insert (log)

Insert en tabla cobranza_log para tracking + evitar duplicados.

Nodo 9 — IF (si dias_mora > 30)

Branch a Telegram bot notificando al account manager: "Cliente X con factura Y vencida 35 dias, sin respuesta a 3 mensajes. Considerar contacto directo".

KPIs a monitorear

Errores comunes

• Tono muy agresivo: LLM puede inclinarse a urgency lenguaje que dana relacion. Test 100 mensajes antes de produccion.
• Sin throttling: enviar 500 mensajes simultaneos viola rate limit Evolution. Agregar delay 30-60s entre mensajes.
• Olvidar opt-out: cuando cliente responde "no me escribas mas", flag cliente y excluir de futuros runs.
• Sin escalamiento humano: tier >D+30 sin alerta humano = perdida garantizada.

Dr. Irving Varela — Ph.D, PMP Fundador de Varela Insights · Director de Estudios Aplicados GEO · Monterrey, México. Ver perfil completo →